一流的虚拟活动团队是什么样的(推荐角色+例子)

在接下来的两周内，我的日程表上有七个虚拟活动。

能参加这么多真是太酷了。没有必要坐飞机，预订酒店，或者从技术上说“错过工作”

（虽然我不建议多任务工作和参加虚拟活动，但这样你肯定无法充分利用它们。）

然而，我发现已经有超过我可能腾出时间的事件，并且没有真正的方法保证它们会有任何价值。

许多公司都在追随虚拟活动的潮流，而且大多数公司都是第一次做虚拟活动，所以他们不一定准备好做好。

这包括没有必要的团队来顺利地运行一项活动。

提前规划所有虚拟事件变量

我们大多数人都不太熟悉虚拟活动。

事情会很艰难。

直播流将中断，与会者登录将出现问题，习惯于在舞台上发言的演讲者可能还不习惯在家里盯着他们的网络摄像头发言，没有观众可以观看。

许多虚拟活动甚至遇到了诸如“Zoombombing“在他们的活溪流中。

有些公司会尝试(但失败了)将他们的面对面活动无缝地转换为虚拟形式，只做最小的更改。

虽然随着公司获得更多举办虚拟活动的经验，虚拟活动将得到改善，但我们也必须克服目前造成的污名:大多数虚拟活动只是冗长的、美化了的网络研讨会。

乔希·金（Josh King），美国emc3是虚拟活动领域的真正创新者。当谈到“又一次网络研讨会”的耻辱时，他和我分享了他的想法。

“是时候打破无聊的网络研讨会和笨重的虚拟活动的白噪音了！因为世界各地的企业都在转向数字体验，所以必须强调，经营不善的网络研讨会和虚拟体验对品牌的损害大于好处。”

-杰克王，业务发展及市场总监，emc3

那么，你该如何确保你的虚拟活动尽可能成功呢?

首先要有合适的团队。

谁需要加入你的虚拟活动团队?

我是IMPACT社区和活动的负责人，4月6日我们举办了这次活动一个全天，多轨道的虚拟事件有现场和录音会议，3000名注册者。

在不到四周的时间里，我们从之前的面对面活动转向了这次的虚拟活动。所以,我有一些经验要分享．

除了确保你选择正确的技术解决方案提前计划可能出现的问题，你能做的最重要的事情就是召集所有必要的人来运行你的虚拟活动。

虽然虚拟活动与真人活动有很多相似之处，但它们仍然有很大的不同。

如果你的现场活动包括一个大型的技术团队来构建主题舞台，测试音频和灯光，并进行演示，那么你的虚拟活动可能只会有一个小得多的技术团队。

然而，这个团队需要了解不同的事情，例如在线安全和加密、实时流故障排除以及提前解决带宽问题。

以下是虚拟活动团队中必须考虑的角色和职责列表。

虽然一个人通常可以拥有多个列出的项目，但每个项目都必须有一个主要的所有者，该所有者最终要对该项目的成功或失败负责。

虚拟事件管理器

随着虚拟活动越来越受欢迎，而面对面的活动却不再是一种选择，“虚拟活动经理”的角色也越来越多。

虚拟活动经理是一个知道如何将社区聚集在一起并创建有价值的活动的人，他组织得足够好，能够将活动的每一个小细节保持在正确的轨道上。

他们还必须知道如何优化和排除技术故障，并优化虚拟空间的事件。

传统的活动经理将拥有处理现场活动细节和物流的经验，但是，他们可能不具备成功举办虚拟活动所需的技术诀窍。

在更多的活动经理获得虚拟活动体验之前，这个角色实际上可能看起来像一个由两到三个人组成的团队：一个或两个致力于创造体验和管理细节，另一个专门负责事物的技术方面。

您的活动经理可能需要获得一些额外的技能，或者与您的技术团队更紧密地合作。

除了技术方面的事情，活动管理器必须确保活动注册设置正确，托管工具已经经过测试并准备好了，演讲者都已被确认，内容也准备好了，等等。

所有这些与面对面活动没有太大区别，但在虚拟版本中同样重要。

他们还负责创造引人入胜且有价值的活动体验。

无论他们是为了社交、互动研讨会还是其他什么目的，你都需要确保你的活动能提供你在活动推广中承诺的体验。

如果你没有人负责确保你的活动是成功的，你绝对会失败。和大多数事情一样，如果没有一个主要的所有者，每个人都会认为其他人是负责任的，事情就会落空。必须有人致力于管理你的虚拟活动和制作它的团队。

设计与开发

您的虚拟事件应该有名称、主题、配色方案，甚至可能有徽标。来实现这些事在活动的所有元素中，您可能都需要图形设计师的帮助。

从注册页面到演讲者使用的幻灯片模板，都应该有一个清晰的品牌，以一种连贯的方式将活动的要素结合在一起。这也将有助于确保与会者在正确的位置。

你的议程应该很容易被遵循，这样人们就可以在你的活动中找到他们要去的地方，或者提前计划他们的议程。

为您的会话创建引人注目的预览图像将吸引人们更多地了解每个会话。

此外，你还需要匹配的宣传图片来帮助人们注册你的活动。

活动推广及文案撰写

说到注册，你的团队中最重要的人之一就是负责推广的人。

从撰写(或获得帮助)网页文案到创建吸引人的社交帖子，你的推广人员或团队是使你的活动成功的重要组成部分。

每天都会有更多的虚拟活动出现，争夺潜在注册者的注意力将变得更加困难。

你的晋升需要脱颖而出，让人们对你的活动感到兴奋。

“在一个人人都虚拟化的世界里，切断电子邮件和社交媒体的聊天变得越来越具有挑战性。此外，我们还有额外的责任来宣传活动，而不是显得麻木不仁或声调失聪，但仍然使其具有吸引力。我们一直都必须快速行动，但现在我们必须更快、更具创新性比以往任何时候都更令人激动。”

-玛莎冈萨雷斯,高级活动经理，有什么事吗

与会者的支持

虽然您的虚拟活动经理将负责很多后勤工作，就像面对面活动一样，但在您的虚拟活动当天，他们将完全被淹没。

你需要一个人，甚至可能是一组人，专注于帮助参与者和注册者。

“有一个地方,一个与会者可以去找到解决问题的办法他们可能在真正的时间,让他们感觉看到和听到的,就像如果他们到工作人员亲自去问在哪里可以找到一个会话或厕所。如果没有工作人员来帮助与会者，你永远不会举办一场面对面的活动，那么，在与会者和技术失误的余量都超出你的控制范围的情况下，你为什么要把它改为虚拟活动呢?”

-杰西卡·赖斯，活动营销高级经理普罗科雷

杰西卡在这里做到了。

正如与会者会在面对面活动中寻找穿着员工衬衫或在服务台的人一样，人们应该确切知道在虚拟活动中向何处提问。

确保您的支持团队完全具备回答问题和解决可能出现的问题的能力。

他们应该可以访问你的注册软件，并得到一份常见问题和答案的列表。

我建议创建他们可以使用的快速复制粘贴回复，特别是当答案涉及到提供另一个页面的链接时。

在我们虚拟活动的那天，我发了一封提醒邮件，回复邮件地址是我的。

活动一开始，一些人的连接就出现问题，我的收件箱里就挤满了需要帮助的人。

谢天谢地，这只占我们注册人数的3%，但五分钟内仍有大约100封电子邮件。我把我的团队拉进来帮忙。

下一次，这些邮件将会出现在一个共享的收件箱中，它将存在于一个票务系统中，我的团队可以一起轻松地处理和响应问题。

技术支持

拥有具有先进技术知识和经验的人来进行故障排除也很重要。无论是你的直播有问题，还是有人注册有问题，你都需要有人来解决这个问题。

这个人可能是你选择主持活动的平台上的一个随叫随到的人，也可能只是你团队中的一个人。你甚至可以雇佣专业人员在你活动当天做这件事。

您的技术团队还应包括让观众旁听，抽查每一个环节（现场和预录），确保音频和视频正常工作，没有人有任何问题。

如果您有一个同时运行会话的多轨道事件，这一点尤其重要。

主持人

虽然传统上，面对面会议有主持人或主持人，但并非所有虚拟活动都有主持人或主持人。

根据我的经验，重要的是要有人能够欢迎与会者参加活动，确定基调，并引导他们完成活动。

有一位主持人有助于保持现场活动的社区感和热情好客感，并确保包括提醒与会者是否录制内容或休息时间等常见事项。

此外，主持人还可以结束活动，帮助活动以强烈的语气结束，而不是在会议结束时失败。

在你的虚拟活动中，你应该寻找什么样的理想主持人或主持人?杰西卡·赖斯，公司活动营销高级经理普罗科雷他有一些想法。

“虽然我确实认为主持人对于各种虚拟活动形式来说都是无价的，但我要提醒大家，最好选择观众熟悉的人，或者是对你活动的目标和使命了如指掌的人。主持人可以很容易地从你活动的基石变成在以下情况下分散和迷惑与会者的人：他们不太熟悉活动或与会者的人口统计。因此，我发现一位经验丰富的主持人可以帮助增加与会者的体验，并可以成为制片人最大的盟友。”

——杰西卡大米,活动营销高级经理普罗科雷

主持人或共同主持人

除了主持人或主持人外，您的活动可能还需要主持人或联合主持人。

如果你的主持人要发言一段时间，有一个主持人可以回答聊天中的问题、进行投票等等，这是很有帮助的。

另外，有一个共同主持人可以让主持人或演讲者有人玩，让演讲看起来更吸引人，不那么片面。

我们以马库斯·谢里登（Marcus Sheridan）主持的开幕式研讨会拉开了现场活动的序幕，我是共同主持人。

我和马库斯将于4月6日开始我们的现场研讨会

回想这件事，马库斯说了一些我以前从未想过的话。

他说，“对于观众来说，他们可以在共同主持人中看到自己。当共同主持人的声音回答演讲者时，他们可以听到自己的想法，而共同主持人可以通过聊天发表评论。”

除了作为观众的延伸，演讲者很难（基本上不可能）同时成功地处理演讲、幻灯片播放、民意调查和问题。

资深创意总监Doug粘合剂InVision通信,说你应该给你的虚拟观众每5到7分钟,但是搭档或主持人可以运行这些活动需要一个巨大的负担的演讲者,甚至给了他们一个时刻呼吸。

虚拟演示教练

即使是最有经验和经验的主旨演讲者也可能不愿意面对镜头。

当一个人在家里，独自一人在厨房里，在屏幕上表演，完全没有笑声或掌声回荡时，尤其如此。

有一个虚拟演示教练来教演讲者如何在虚拟环境中很好地演示，这是非常有帮助的，它将为你的听众提供更好的内容。

你也可以分享一些建议在家里制作高质量的视频素材和如何在镜头前保持舒适．

最后，确保您的演示者已经接受过培训，并且对您要求他们使用的技术感到满意。

有了这么多可用的平台，受欢迎的演讲者正在从一个平台跳到另一个平台，并不断学习新的工具。

确保他们知道如何使用幻灯片，如何激活他们的相机和麦克风，甚至考虑排练一下他们的演讲，以确保他们感到舒服。

“我建议与虚拟演讲者教练合作，他们可以为在您的在线活动中演讲的人提供一些顶级技巧。我们现在都在努力应对挑战，让我们的业务计划回到正轨，通过合作和相互支持，我们将能够比以往任何时候都更坚强地走出困境。”以前。”

——Josh国王,业务开发和市场营销负责人，emc3

赞助销售

就像面对面活动一样，虚拟活动提供了巨大的赞助机会。

虽然你不需要支付食物或场地租金等费用，但举办一场虚拟活动仍然需要支付费用。

例如，作为虚拟活动的主持人，您可能需要抵消团队和工具的成本。

通过虚拟切换，在我们的战略中，利用合作伙伴关系/赞助关系至关重要，我们要做两件大事：降低噪音和为我们的活动带来更大的影响（通常以注册的形式）。如果你有一个较小的团队，那么合作伙伴是很好的杠杆。您可以依靠合作伙伴来帮助您创建内容，协助促销，甚至利用他们可能有权使用但您没有预算的工具。最重要的是，在达成协议之前，要明确定义你希望合作伙伴扮演的角色，这样你才能从合作中获得最大收益。

-克里斯Ockerbloom,需求生成和活动高级经理，Cobalt.io

有人致力于销售赞助或与你的活动发展伙伴关系是非常重要的。

这个人需要对活动的内容和形式、预期参加的注册人数的百分比以及赞助商希望从活动中获得什么有深入的了解。

仅仅依靠赞助商想从现场活动中得到什么是不够的。

这不仅可能不是他们现在所需要的，虚拟活动还提供了你能够利用的额外独特机会。

为虚拟活动的成功做好准备

有了正确的团队，你的虚拟活动将更好地为成功和不只是一个普通的网络研讨会。

“大型活动总是以意想不到的方式将人们联系在一起。这就是为什么杰出的活动策划者的特点是培养创新的想法，以我们大多数人想不到的方式让人高兴。虚拟活动也需要同样的创新。

在MakeLab，我们建立了一个由创意技术专家、工业设计师和3D打印专家组成的疯狂怪异的团队。多年来，我们将未来的创意工具带到世界各地的活动中，第一次向客人展示如何使用它们。随着虚拟世界的发展，我们转向了远程活动交换体验，客人可以在家中创建和接收手提包、3D工件，甚至袜子，并及时在Zoom通话中展示。

拥有一个能够覆盖创意、物流和技术后台的团队去处理虚拟创意体验是一件非常幸运的事情。这是一个挑战，但如果没有我们的团队，这是不可能的。”

-乔纳森莫内塔，创始人兼创意总监，MakeLab公司

我非常赞同乔纳森对他的活动团队的感激之情。

在我们举办数字销售和营销日的第二天，我们的人才和管理副总裁问我们希望在公司会议上大声说谁最有帮助。

我们的CEO和我都认为答案是每个人。

虽然我们有特定的个人负责活动的实际执行，但最终这确实是一个团队的努力和全体员工的主动行动。

每个人都为我们的活动取得成功发挥了巨大的作用，我不可能独自一人做到这一点！

当然，如果你的团队目前没有合适的人选来填补这些空缺，还有很多人可以提供帮助。

事实上，我们已经在IMPACT看到了这种需求，我们已经建立了虚拟活动策略和咨询服务。

你觉得你的活动需要帮助吗?伸出手去了解我们的团队如何提供帮助．