维护办公室远程友好文化的7个工具

在我们目前的60名员工中，50%的人在康涅狄格州以外的地方工作，这是我们唯一的办公地点。

在另外50%住在康涅狄格州的人中，大约有30%选择每天远程工作。

我们提供远程工作的选择，是因为它让我们可以在全国(最近还在国外!)组建最好的团队，而且随着员工寻求更灵活的工作和生活平衡，远程工作越来越受欢迎。

然而，拥有强大的远程文化不仅仅是远程工作的能力。

为了让它更有效、更有趣，你需要适当地使用正确的工具，以提高效率、有效地沟通，并让每个人都觉得自己是团队的一部分。

虽然我们一直在评估我们的工具并测试新的工具，但以下七个平台是我们目前最喜欢的一些平台，它们可以提供很棒的远程体验，并解决一些常见的问题。

内部沟通

当你的所有或部分同事都离你很遥远时，你不能在有问题或需要什么的时候直接走到别人的办公桌前。你需要可靠的工具来促进沟通。

1.变焦

Zoom是我们用来主持和录制视频通话的工具，我无法解释它在多大程度上改善了我们的远程体验。

在会议或讨论中与某人面对面是一种完全不同于传统电话的体验。

看到人们的面部表情、肢体语言，能够分享屏幕，这些都能让你觉得自己更像是在同一个房间里的人，即使他们是在大洋彼岸。

不仅如此，与只听到一个声音相比，看到人们的脸可以在团队中建立更深层次的联系。

人们与他人的联系越多，他们就越不会感到孤立，这可以提高工作表现和幸福感，并减少人员流动率。

为了乳腺癌宣传月，使用Zoom拍摄了一组每个人都穿着粉色衣服的照片。

2.松弛

Slack是一种即时通讯工具，当不需要面对面会议时，它可以用来发送快速的笔记、更新、文档等信息。

除了桌面通知功能，我们还可以在手机上添加Slack应用程序，这是我们发现的与他人快速联系(如果不是实时联系的话)的最佳选择。

在IMPACT，从团队协作到午餐点单，一切都是在Slack上完成的，我们还将谷歌Calendar、Zenefits等应用连接起来，努力通过这个平台进行定期交流。

卡丽莎与当地团队分享午餐选择。

项目管理

当你不在身边时，管理项目和任务也会变得更加困难。幸运的是，也有很多工具可以帮助解决这个问题。

3.Trello

Trello是一个使用简化看板的可视化项目管理工具。它可以让你数字化你的待办事项清单，这样无论在哪里，每个人都可以看到和访问它们。

当涉及到基本的项目管理时，我们使用Trello来跟踪所有内容。

Trello非常棒，不仅因为我们可以使用免费版本，还因为它使用简单，可以从任何地方访问和更新。

使用Trello进行登船

因为有效的入职计划包含了很多步骤，所以组织有序、易于跟踪进度和问题是至关重要的。

通过Trello，我们能够将任务组织成一种易于处理和视觉上吸引人的格式。

由于该平台的易用性，新员工可以直接开始工作，无需任何停机或培训，一切都可以远程访问。

以下是我们在Trello为需求生成总监Kristen Harold制定的入职计划。

新员工总是对新员工入职流程的安排赞不绝口，所以我们短期内不打算换平台。

4.Jira

对于更复杂的项目，我们使用Jira, anAtlassian敏捷项目管理的产品。

通过登录和在任何地方进行更改的能力，我们的团队可以很容易地看到他们本周的工作，看到他们的团队在项目上进展如何，并与更新进行来回沟通。

在该工具中，用户还能够附加文件、标记需要注意的项目，并根据需要将任务重新分配给新的人员。

Jira的屏幕截图显示了每个项目的进展。

文档/流程的创建和存储

现在，文档共享和访问对任何数字组织都很重要，但如果您有远程团队成员，就更重要了。

5.谷歌驱动

因为我们使用Gmail作为我们的电子邮件平台，谷歌驱动器是一个易于访问的选项，用于协作word文档、电子表格等。

团队实时查看更新的能力意味着他们总是拥有最新版本，他们可以从任何地方访问该版本，甚至在移动设备上。

6.融合

在组织和记录整个团队都可以访问的过程和内容时，我们使用Atlassian的内容协作工具Confluence。

Confluence允许我们在一个易于组织和搜索的门户中组织信息和流程。

使用流程聚合确保每个人都在使用相同的文档，并且在任何时候都可以访问所有内容。

在IMPACT，对于我们在Confluence经常做的几乎所有事情，我们都有剧本和文档。

有了这个，大多数时候，人们有一个关于如何完成任务的问题，他们可以在中心快速找到他们需要的东西。

新员工培训工作

在一家新公司开始工作可能会很伤脑筋，让人不知所措。实施以下这些工具不仅可以减少纸张，还可以让新团队成员虚拟地完成他们的文书工作。

7.Zenefits

Zenefits是一款基于云计算的软件，我们用它来管理文书工作、医疗保健、工资以及与人力资源相关的所有事情。

虽然Zenefits有很多我喜欢的地方，但我最喜欢的是他们让员工入职文件完成和组织的无缝和简单。

几年前，我们的传统流程是这样的:

1. 找到最新的入职表格和适当的州表格(如有必要)
2. 打印表格(或者希望远程人员有打印机)
3. 员工亲自填写表格
4. 将表格扫描到数字文件夹中
5. 扫描并打印身份证明复印件
6. 扫描识别照片到一个数字文件夹
7. 意识到员工没有填写特定的表格
8. 重新执行上面的大部分流程，直到所有表单都在员工的文件夹中
9. 手动将信息输入背景调查系统
10. 手动将信息输入电子表格，在一个地方跟踪所有员工的信息
11. 尽量保持电子表格中的信息是最新的

我肯定我甚至忘记了一些事情，但这有多麻烦，不是吗?

这不仅对我们来说是一个令人沮丧的管理过程，而且对新员工来说也是一次糟糕的经历。

现在，在Zenefits，一旦我们把员工的基本信息输入到系统中，适当的文件就会自动收集起来，自动填充，并发送给员工。

不仅如此，员工还可以对所有东西进行数字签名——不需要打印或扫描!

一旦他们按下发送按钮，一切都会自动组织到他们的员工档案中，我不需要动一根手指就能提交背景调查请求。

如果您目前的文书工作流程与我们过去的类似，那么我建议您测试Zenefits等平台，以节省时间和精力，并保持清醒。

带来新的远程工具!

如果你有一个远程团队，你应该一直测试和尝试新的平台，以确保你的员工拥有最好的体验。

讽刺的是，我在写这篇文章的过程中不得不暂停，因为我接到了一家公司打来的电话，这家公司正在测试一款很棒的远程背景产品。(更多信息将在测试后公布!)

如果您有任何远程员工，我鼓励您评估您所使用的工具，看看它们是否真正适合远程工作，并研究一些能够提高整个团队的经验和生产力的东西。

你现在用的是我应该知道的很棒的东西吗?让我知道影响精英！