4种管理个人生产力和组织的工具[影响工具箱2020年5月]

最近你的注意力和效率如何?

我不知道你的情况，但这对我来说是一场真正的斗争。最初的《甲板上的所有人》的肾上腺素激增已经消退了一点，四月就这样艰难地过去了——并不是说未来不再确定，而是肾上腺素不可能永远持续下去。

我在所有重要的计划上都取得了一些进展，但没有我希望的那么多，也没有以我希望的方式取得进展。

工作时间挤占了家庭时间，家庭时间挤占了工作时间。这对任何人来说都不是一个可持续的环境。我不能让梅变成同样的样子，更不能让2020年剩下的时间变成这样。

现在，我正在积极地研究如何让自己在工作时间中更加专注，注意我的日程表，并养成习惯以避免分心，这样我才能保持最高的工作效率。

当我在工作流程中遇到不足时，我该向何处求助？新工具！

今天，我们来看看我用来提高工作效率和组织能力的工具。有些你可能听说过，有些我保证你没听说过。

本文是IMPACT工具箱系列的一部分。

通过IMPACT Toolbox，我们将讨论您需要尝试的所有最新(有时被低估的)销售和营销工具。我们按类别提供建议，帮助您找出最适合您的工具，并向您介绍一些您可能从未听说过的工具。

对营销工具有疑问吗?想知道我们是否审查过它吗?接触@在Twitter上的morganandrewv看看我们能帮上什么忙。

今天我们来看看:

1. 大本营-围绕业务中最重要的内容组织沟通
2. 概念-一款可折叠的数码笔记本，几乎可以存储任何东西
3. 太阳山-任务列表和日历混合应用程序可能是我最喜欢的应用程序
4. 衣袋-把那个标签留到以后读（或听）用，而不是掉进兔子洞里

1.大本营-围绕业务中最重要的内容组织沟通

价格：免费（有限）个人账户，完全访问公寓$99/月

我不是Basecamp的专业人士，但我认同他们的理念。

我们做的很多事情都过于复杂，没有专注于真正重要的事情:以可持续的方式完成高质量的工作。

Basecamp消除了标准项目管理工具（如Jira、Microsoft project等）的大部分复杂性。如果您使用过这些工具，您完全知道我的意思：

• 多选项卡、多步骤和多字段表单只是为了添加任务
• 史诗、故事、黑板、仪表盘、看板、scrum
• 界面速度慢（我无法告诉您我开始在搜索字段中键入了多少次，只是为了“完成”页面加载、从字段中删除光标以及由于无意中触发的键盘快捷键而开始分配和中断问题）
• 故事点和价值点（要求每一张“票”在到达工作人员之前都被充分理解并确定范围）
• 需要项目经理角色来充分利用该工具

深呼吸。

呼吸一口新鲜空气，大本营的一切都以良好沟通为核心理念。

其中的一个核心原则是，对于很多事情来说，电子邮件并不是最好的沟通渠道。虽然作为一个可跟踪的标准是好的，但电子邮件线程可能很难管理和协作。

Basecamp不是电子邮件线程（当两个人单独响应时，电子邮件线程就会分裂，并且只有收件人才能看到），而是围绕讨论线程运行。

你可以查看对话的所有方面，从涉及的每一方，在一个时间上的地方，绑定到对话的上下文(主题，任务，事件，文件等)。

即使你没有收到每一条评论的通知，你也可以看到你可以访问的所有讨论(*咳嗽*电子邮件*咳嗽*)．

Basecamp让我能够做的主要事情是知道没有任何东西是从裂缝中溜走的，我可以在有时间的时候进行沟通，并且我可以在事后以比电子邮件或闲聊信息更容易的方式引用某些内容。

我要强调的是，不去关注每条聊天信息，而是去获取有意义的更新，这样我才能在头脑清醒的时候做出回应。

主Basecamp接口被分为三个主要层:

• 总部-公司中每个人的中心
• 团队-促进以长期人群为重点的沟通
• 项目—有预期结束时间(时间，可交付物等)的临时结构

在这些工具中，有许多工具可以启用或重命名，以适应特定的实例:

• 留言板-主要通信通道
• 待办事项-任务组织和分配
• 文档和文件-从其他服务（Dropbox、Google Drive等）上传或链接
• 时间表-什么是有时限的或特定于事件的
• 自动签到-重复出现的问题，不需要你纠缠
• 篝火-在需要的时候随意的聊天环境
• 电子邮件转发-电子邮件仍然存在，这使它成为一种可讨论的格式

这些工具中的每一项都可以附加讨论，因此任何对话都可以围绕相关主题展开。

如果你对更深的潜水感兴趣，想知道Basecamp是如何使用Basecamp的，查看他们的现场巡演.

谁不适合Basecamp?

如果你在一家大公司工作，Basecamp可能不适合你。

从技术上讲，你可以做到，但是Basecamp对服务大型公司没有兴趣。他们为《财富》500万工作，他们的软件非常适合中小型企业，因为团队规模也较小。

它也不是为了直接替代复杂或专有的项目管理工具而设计的。

如果您需要复杂的工作流程和细节微调（详细的时间跟踪、估计和报价等），那么Basecamp可能不适合您。

他们的整合有助于填补空白，但您可能需要两个系统并排工作，才能使其与Basecamp一起工作（boo复杂性）。

除非这些工具和过程是不必要的，你可以更好地按照Basecamp的方式工作……

2.概念-一款可折叠的数码笔记本，几乎可以存储任何东西

价格:免费个人账户，高级功能4美元/月，团队8美元/月/人

我就像弹球机里的弹球一样在笔记应用程序之间跳来跳去。

有一个固定的地方来放置我的思想对我来说很重要。我需要能够记录下我所想的事情(在会议中，在做项目时，在刷牙时)。

我可能不会总是跟进这个想法，但至少把它从我的脑海中释放出来，放到一个可搜索的地方，可以帮助我的大脑放弃那个想法，专注于手头的任务。

另外，如果没有写下来，我有112%的可能会忘记。

多年来，我一直这样Evernote，但它变得缓慢而臃肿(集成而不是核心功能分散得太薄，搜索速度慢，界面杂乱，组织起来很麻烦)，我无法让自己继续使用它。

我换了熊有一两年的时间，虽然我喜欢简单，但我需要一些更健壮的东西（这与Apple Notes不适合我的原因相同）。

在过去几年里，另一款应用出现在笔记领域，并不断迭代并提供大量价值:概念。

这个概念做了大量的工作（可能比你我需要使用它做的更多），使得它对于使用它的人的工作流程非常灵活。

它可以是一个由页面、待办事项列表或wiki组织的简单笔记应用程序，甚至是看板板或复杂表格。

对我来说，这个概念的真正区别在于它的灵活性。

我不用被强迫在Evernote的笔记本和标签中，我可以把页面嵌套在另一个页面中，让它们根据需要变得简单或复杂，而不用担心如何分割我的笔记来适应这个平台。

虽然Bear以其简洁而美丽，但在很多情况下，当我需要一个更复杂的布局(如图表、表格或完整的网页剪辑)时，在转换为文本后就失去了它的用处。

甚至还有专家观点以帮助您最大限度地利用这个工具。

我最大的建议是：从小处做起（只需在页面上做注释，适当时嵌套在页面内）。当您向软件添加更多内容时，您会发现更多用例。

谁不适合这个概念？

如果你不是电子笔记员，那就别浪费时间了。

而一些应用程序（如Evernote或微软OneNote)允许您数字化手写笔记或PDF（使其可搜索），但缺少OCR（光学字符识别），因此您需要在这些内容周围添加数字注释，以便以后能够找到它们。

3.太阳山-任务列表和日历混合应用程序可能是我最喜欢的应用程序

价格:每月20美元(免费试用两周)

在过去的几周里，我偶然发现了Sunsama（我还在免费试用），但我对它所提供的东西非常感兴趣。

其主要思想是，您可以将所有任务和日历事件组织到一个灵活、整合的系统中。

它从许多其他应用程序中获取任务或可操作的内容，并将它们放在一个地方进行规划、处理（注释、子任务等），最后进行检查。

Sunsama没有复制电子邮件，也没有手动将任务移动到我选择的个人跟踪器中，而是从它们的集成中提取，并允许您拖到您的日常任务列表上。无需返工，只需简单地组织即可。

日历功能需要一个谷歌日历（目前），但可能值得设置一个谷歌帐户，并将您的其他日历同步到它。

感觉就像Trello和你的日历生了个孩子，而这个孩子实际上是来自氪星的，由我们的黄色太阳提供了超能力。

你提前计划你的一天，包括你已经安排好的会议，然后估计你的每项更高级别的任务将花费的时间。

没有完成的事情会拖到第二天去做，而计划未来的事情如果你现在就能解决，就能很容易地向前推进。

每周过后，你要花时间从数据角度(图表!)和总体感受(提示如下:什么样的工作让人恢复活力？什么样的工作让人精疲力竭？这种工作量可持续吗？”).

在日历可访问的情况下，您可以为每次会议做笔记并添加操作项哪些可以直接添加到您的任务中这样你就可以在实际工作时进行组织。

Sunsama与这些项目管理工具集成：

• Trello
• Gmail
• Jira
• 体位法
• Todoist
• GitHub
• Gitlab

在Sunsama中检查完成的内容在相关应用程序中也会执行相同的操作。对于Gmail，您可以决定导入电子邮件和签出电子邮件的工作流程（例如将其标记为已读并存档）。

Sunsama看起来就像我一直想要的任务和日历混合应用程序。你可以

跟踪我在Twitter上的持续评论.

谁不适合太阳山？

如果你不是谷歌日历的用户，你将错过Sunsama的一个巨大组件。不过，我们希望将来能看到更多的日历集成。

如果你没有使用任何集成的项目管理工具，你可能会做一些双重的工作，但即使只是内置的任务也是有用的。

如果你正在寻找免费/免费模式的选择，Sunsama并不适合你。

你可以通过免费试用体验一下，但你可能会上瘾，所以如果你不愿意花20美元/月来提高效率，就不要尝试。

4.衣袋-把那个标签留到以后读（或听）用，而不是掉进兔子洞里

价格:免费套餐，高级套餐每月5美元起

在写这篇文章的时候，我已经打开了47个谷歌Chrome标签页。

如果第一步是承认我有问题，那么你就得把我拖上那些台阶，一边踢一边尖叫…

我一定会在某个时候找到他们，对吗？

可能不会.

幸运的是，我有口袋可以帮我减少这个数字。

我从来不用担心记不起来我想读的文章，因为我可以跳到Pocket网站或手机应用上赶上进度。

Pocket是一种浏览器扩展，它制作网页的副本，并创建一个便于阅读的版本，供您以后存储和阅读。

当我无意中发现一些我想读但又不想让脑子陷入困境的东西时，Pocket就是我的救命稻草。

另外，我最近开始使用另一个奇特的功能:你口袋里的页面的语音版本。

这对我来说是一个很好的方式，可以让我不必一直盯着手机/电脑看文章。

谁不适合口袋？

这是一个没有“不适合”场景的工具。如果Pocket不适合你，我强烈推荐一些web裁剪器工具，这样你就可以关闭这些选项卡，并有一个整合的地方让你的文章跟上进度

(Instapaper是一个不错的选择)．

为2020年的下半年做好准备吧

即使在最好的时候，我们都在努力提高生产力和专注力。

现在，我们比以往任何时候都更需要为自己建立习惯、流程和工具，使我们成为最好的自己。

我总是乐于尝试新的工具，但你不必如此。如果你学习已经对你有用的东西，那可能是你的理想设置。

记住，工具本身并不重要，重要的是你如何使用它.

现在专心做你的事。

你在我们的总结中发现什么有用的东西了吗？让我们了解其中一个工具如何帮助您在影响+！如果你对某个特定的工具有疑问，请告诉我们，我们会看看是否能帮助你找出最适合你的选择。