管理远程员工:即使在不同时区也要一起工作的6个建议

管理员工从来都不是一件容易的事，但是管理那些甚至不在同一个房间的员工则是完全不同的情况。

考虑一下人们在管理方面最常见的一些问题远程雇员：

• “我怎么知道我的远程员工是否真的在工作?”
• “我们如何确保远程员工感到自己是企业文化的一部分?”
• “我该如何应对远程工作带来的种种挑战，促进沟通?”
• “我如何有效地管理办公室员工和远程员工?”

如果你有这些想法，继续读下去。这正是我们要解决的问题。

首先，让我们做个铺垫。

2016年，我写了一篇文章我希望自己在来到IMPACT工作之前就知道这些事情。快进到去年秋天，我的生活环境再次发生了变化。我的丈夫在我的家乡德克萨斯州找到了一份工作，所以我打包行李，搬到了全国各地再一次我就正式成为远程员工了

在我最初搬迁的时候，IMPACT并不是一个适合远程办公的工作环境。我们有一个远程员工坦白地说，我们并没有尽力让她感觉自己是在一个孤岛上。我们知道这一点，并努力解决它，并继续保持透明度，我们仍在努力改善远程和办公室团队成员的体验。

去年，我们从一个远程员工增加到10个，包括我自己。这几乎占了我们员工总数的三分之一，而且这种妆容并不独特。提供远程工作机会正迅速成为现代生活和吸引最优秀的年轻人才的必要条件。

在接下来的几个月里，我将担任IMPACT客户服务主任的新职务，这是我将正面面对的挑战。在我们13个面向客户的团队成员中，8个是远程的;不是一成不变的，要么在办公室，要么在远程。

在准备我的角色时，作为一名远程团队成员，我一直在问自己，我希望看到什么，并研究了具有令人钦佩的远程文化的伟大公司。

以下是我在这一过程中所学到的，IMPACT在明年将重点关注什么，以及您如何在管理远程团队方面做出最好的努力。

1.招聘时首先要考虑企业文化

我将保持这个简短，因为它是非常明显的，但也是最重要的。

如果你担心你的团队成员不像你的办公室团队那样努力工作，或者他们不适合你的文化，或者你需要问问自己你是如何衡量工作表现的。

良好的文化契合意味着你认同公司的价值观、流程、目标和愿景。这意味着你相信同样的事情，并致力于实现它。

IMPACT是如何做到的:

我们有一个非常挑剔的招聘程序来寻找符合公司文化的人，但它不是由15个电话组成的。我们有4个主要接触点:

• 5分钟“quick-fit”叫:我们会问一些关键的问题，让我们立刻知道某人是否合格。
• 小时面试:我们会深入了解他们的能力，判断他们是否适合公司的文化。这是通过视频聊天完成的。
• 超级可怕的招聘活动:我们要求应聘者做一项能证明他们有能力胜任该工作的活动。有时候也没那么可怕。
• 面对面的访问:只有最优秀的人才能做到这一步。我们会邀请最终的候选人来我们办公室待1-2天，让他们与整个团队见面。这让他们能够从文化的角度来判断我们，也让我们能够获得整个团队的意见。

我们还会判断应聘者的写作方式，以及他们回复我们邮件的速度——所有这些都是我们雇用的人的工作类型的重要因素。

我们对所有可能的候选人都这样做，不管他们是否偏远。

附注:我们是有选择性的，但我们知道该问什么，所以我们不会浪费任何人的时间。我曾经参加过8个电话面试，其中7个电话都是同样的问题，但对方是不同的团队成员，这样他们就可以“比较我的回答”。这让我非常恼火，我甚至不想要这份工作，因为它会给公司带来不良影响。不要成为那样的公司。

2.制定一个可衡量的入职计划

你无法管理你无法衡量的东西。

在招聘所有员工时，无论是内部招聘还是远程招聘，都要制定一个可衡量的入职计划，让你能够充分了解新团队成员在各自岗位上的成长情况。即使某人非常有经验，或者即将成为总监级别的职位，也要设置可衡量的里程碑，这样你就可以跟踪他们的表现，确保他们按照你的要求走在正轨上。

IMPACT是如何做到的:

我们有针对每个角色的30天、60天、90天计划，列出了新团队成员在90天内学习工作必须做的所有活动。

在整个入职过程中，每个人都要与经理进行每周会议，以检查他们的进展，并鼓励他们与同事开会，作为学习经验的一部分。

如果我们雇佣了合适的人，我们马上就能知道他们的计划进展如何，他们对计划的掌控能力如何，而不是等着我们告诉他们该做什么。

3.设定预期

为你的团队成员所负责的工作设定预期，以及他们将如何被评判。

如果你需要在办公桌前工作几个小时，那么一定要清楚，你的远程员工在工作时间需要随时待命。如果完成的要点或结果对你的组织更重要，那么也要与他们沟通。

在IMPACT，我们是两者的轻微结合。我们在Scrum中工作，所以完成的分数是我们的绩效指标之一，但我们仍然与希望在沟通中有一定周转时间的客户合作。我们要求我们的团队，无论是否远程，在精确的时间上使用他们最好的判断。

还有，不要忘记那些不成文的规则。如果办公室里有一些新人自然会掌握的文化规范，你的远程员工永远不会知道，除非你告诉他们。

此外，要清楚你的工作期望以及如何衡量你的员工。这本质上是先考虑结果，这样你就可以决定如何评估每个人，并以此为基础进行绩效讨论。

安排例行的一对一会议，以了解所有团队成员的工作情况。尽量不要错过一对一的机会。我们都很忙，但不要让别人觉得你忙得顾不上自己的团队。

无论你在哪里，工作期望和表现标准都应该是一样的。

IMPACT是如何做到的:

我们在职位之间使用RACI模型(有责任、有责任、沟通/通知)，以明确我们的工作是如何衡量的，以及我们需要负责的一切。我们的团队有非常开放的沟通，以解决任何令人困惑或需要进一步澄清的问题。

4.使用正确的技术

这是我们去年一直在研究的一个大领域。作为远程员工，没有什么比不可靠的技术更令人沮丧的了，尤其是当它对你的整体生产力至关重要的时候。以下是你需要关注的几个方面:

为了完成工作:

这就是项目管理与沟通的结合。确保你拥有能够让你的团队轻松协作的工具。在IMPACT，我们使用以下方法:

• 缩放:我们用它来做所有的视频会议内部和外部(视频是关键!!)
• JIRA:我们将JIRA作为scrum项目管理工具。
• 融合:我们使用Confluence作为公共知识库。这里存放了我们所有的操作方法、流程等。我们整个团队都知道在你问问题之前，先检查Confluence。可能已经有一个剧本了。
• 谷歌的业务:由于团队成员在多个地点工作，谷歌文档、Sheets和Slides可以同时无缝协作。谷歌驱动器也是一个很好的共享空间，可以存储我们所有人都可以访问的文件。

包含:

你的远程员工没有机会在饮水机旁闲逛，和其他人闲聊。但是，使用正确的技术，您可以培养同样的体验。

• 松弛我本可以在“为了完成工作”这一栏加上“slack”，但我认为这样做是为了更大的目的。我们的团队成员交流得越多，无论是与工作相关的项目，还是在我们更愚蠢的Slack频道，即使你在几英里之外，他们也是团队的一部分。

识别:

你的远程员工工作努力，也应该得到认可。

• 7鹅:我们不断认识彼此的一种方式是 通过一种叫做七只鹅的工具。这不仅包含了我们的目标和关键结果，还能让团队基于我们的核心价值观或其他令人敬畏的成就而相互呼吁。
• Slack:再次强调，Slack的知名度非常高。从这个意义上说，我们有一个#happythoughts频道，分享我们听到的关于彼此或我们客户的成功的好事情。

作为完成工作的一部分，你也可以考虑一笔办公室设置和日常用品的津贴。你的远程员工用他们自己的钱来布置办公室，而不能去公司的糖果抽屉拿便利贴和电池。无论你觉得怎样公平，只要记住把费用花在远程员工身上并不能传达最好的信息。在一些州，远程员工的手机费用是强制性的，所以要确保你遵守了你推出的任何产品。

5.制定沟通基本规则

当我过渡到远程工作时，我最大的恐惧之一就是从办公桌上站起来。我害怕有人会在这个时候打电话来，认为我不是真的在工作，即使我只是出去喝杯咖啡。为了解决这个问题，我和我的团队想出了一套沟通的基本规则:

• 松:两小时内回复
• 电子邮件:如果可能的话，在工作日内回复
• 紧急情况:发短信或打电话给我
• 时区:我们都按东部时间工作。你可以期待我的消息，我也可以期待在这些工作时间收到你的消息。我是唯一一个不在东部时区的人，所以你可以根据你的团队组成选择不同的标准。

我经历的另一个挑战是办公室里的人如何打电话。当你是唯一一个远程打电话的人，办公室的团队成员正指着房间里的什么东西或在电话旁吃零食时，你可能不知道发生了什么。

我和我们的人才总监谈过，她帮助创建了一个我们都要遵守的远程礼仪手册，比如确保在我们的会议邀请中始终有一个视频通话链接，在通话时，不要有边聊边听的声音。

这些可能看起来很小，但对一个远程员工来说，这意味着我们可以参与。我们鼓励任何遇到音频问题的人在那一刻说出自己的想法，提醒他们如何更清晰地沟通，并让整个团队参与进来。

6.来

我不想撒谎——我真的很期待穿着睡衣不化妆工作——但我们都意识到视频提供了更好的交流体验(如果你愿意，你仍然可以穿运动裤)。

让你的团队使用会议技术，比如Zoom，这样你就可以像亲临现场一样交谈。

说到面对面，尽可能多聚在一起。有些公司每年都会组织一次郊游活动，而有些公司则会更频繁地举行聚会。如果你的大部分团队成员都在偏远的地方，聚会甚至不必在你的总部举行。你要确保在这段时间内与团队成员建立联系，让你的远程团队了解他们通常不会合作的其他人。

IMPACT是如何做到的:

我们每季度在康涅狄格州沃灵福德的办公室举办一次聚会。每个远程的员工都要坐飞机来一个星期。我们像往常一样在办公室工作，但每天晚上都有一个有趣的团队活动一起做。然后，我们通常以全体会议结束这一周。

加倍努力

在IMPACT，当谈到管理远程团队时，我们确实走过了很长的一段路，但我们仍然有一段路要走。为了确保每个人都能继续感受到公司文化的一部分，并在这里获得有意义的工作经验，我们还有很多东西要学。但与此同时，使用正确的技术和流程，多付出一些努力，会带来巨大的不同。

如果你有其他建议，请在评论中告诉我，我们都很乐意听到。