如何在组织断点中生存

上个月，我在多伦多参加我们每年两次的聚会小巨人．

在两天的时间里，我们基本上是去其他志同道合的企业实地考察，了解他们如何管理自己的成长，以及他们在成长过程中学到了什么。

在最近的这次旅行中，我们参观了FreshBooks，一家中小企业会计软件公司，以及Zulu Alpha Kilo，一家广告代理公司。

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我们总是带着一些很棒的建议和可行的理念离开公司，但在我们访问FreshBooks时，联合创始人兼首席执行官Mike McDerment强调了一个巨大的概念，它为我们在过去几年里所面临的一些挑战提供了一个名称。

Mike讲了一个你在考虑创业规模时通常会想到的故事——他们从一间地下室里的几个人开始，把公司发展到300人的团队。

他的故事的不同之处在于他如何诊断出我们在成长过程中都面临的巨大障碍。

当他们袭击了20个人时，他无法独自管理所有人。当他们达到40人时，他意识到不是每个人都知道发生了什么，沟通需要改变。

他们成长得越快，他们的老工具和流程，甚至像他这样的人，就越不能适应公司的规模。

他把这些转折点称为“组织断点”。

哦，是的，IMPACT也有它的组织断点

作为一名领导者，我通常负责弄清楚我们领导团队的其他成员、首席执行官和首席运营官希望看到的“如何”，以及随着我们的快速增长，我发现自己在过去的一年里一直处于不断修复的状态。

当我们为公司增加了更多的人员和职位类型时，我们的旧结构就不起作用了。

随着我们增加了更多的客户、服务和员工，我们保持客户记录的旧方式被打破了。

我们以前训练队伍的方式也坏了，因为我们变得太大了，太偏远了，不能把每个人都挤在训练室内。

但面对这些挑战，我们已经站在了另一边，更强大，更有信心面对未来。

事实上，在过去的两个季度里，我们的变化比以往任何时候都要快——这是一个相当惊人的壮举，考虑到我们也是有史以来最大的。

但为什么会这样呢?这不是应该发生的事情吗?

在回休斯敦的飞机上，我开始深入思考这些问题。

我想不出一个时髦的奇数列表，但我确定了两件非常重要的事情，这两件事情让我们的团队得以生存下来蓬勃发展的通过我们的组织断点。

你必须为休息做准备，充实你的团队。

为休息做准备

希望和祈祷在你成长的过程中一切都会顺利是浪费时间。

你必须清楚，你今天使用的系统、结构和工具很可能不会在你成长的某个点上扩展。

以下是我们团队的一些例子。

团队结构

去年年底，我写了一篇关于我们如何意识到我们最近和最伟大的重组是巨大的失败．

我们构建的结构会给某些团队成员带来瓶颈和超负荷。当我们需要增加收益以最大化团队其他成员时，这让我们非常沮丧。

这意味着，那些被新业务和新服务之间的瓶颈束缚住的少数人正在超负荷工作。它不是可持续的或可扩展的。

在我们决定需要改变我们的结构来解决这个问题和其他问题之后，我们知道我们需要创建一个可以继续与我们一起扩展的团队结构，并允许我们轻松地随着我们的团队/服务/客户需求的变化而改变。

进入Spotify模式。

如果你还不熟悉Spotify的模式，那就来看看吧这个视频和这个视频．

这个例子的亮点在于，Spotify有一个模型，其中员工是由跨职能角色组成的团队的成员，可以为团队中的客户解决端到端的问题。

同一名员工也是“章”的成员，“章”由具有相同工作职能的所有员工组成。章节负责人通常是该章节中每个人的管理者。

这是为休息而建的。

当我们将员工部署到某个团队时，无论他们在做什么工作，是应该逐步淘汰，还是应该发展到我们现在需要两个团队来服务工作的位置，团队成员都可以自由移动，无需更换经理或工作角色。

我们知道我们会再次改变，现在我们可以以最不具破坏性的方式为我们的客户和我们的团队成员这样做。

客户数据管理

另一个例子是我们如何管理服务部门的数据。

我们喜欢跟踪/管理以下内容:

• 我们每月的收入
• 我们的收入中，外来服务和其他服务的比例是多少
• 客户的幸福，所以我们可以积极主动，而不是消极被动
• 一个活跃的客户邮件列表(令人震惊的是，我们从未能够很好地维护它)
• 还有其他25件事

当我们还小的时候，我们只卖两件东西——入站营销保留和网站——我们不需要任何复杂的东西来理解我们的收入是如何在服务和客户的平均终身价值之间产生的。

我们也和所有的客户一起工作，所以我们不需要任何正式或正式的东西。

当我们扩大我们的产品的复杂性，以及我们现在拥有的客户数量时，电子表格并不能解决这个问题。

其实这是个玩笑．我们不是只有一个电子表格。

几个人在管理几个电子表格，跟踪重复的信息，对于我们的服务团队来说，没有单一的真相来源。

当我们引入了开放式财务管理，意识到我们在跟踪和投射数据方面做得不是很好时，这就变成了一个更大的痛点。

那么，我们要如何构建一个会破裂的东西呢?

如果我有一百万美元，我希望我们能得到一些奇特的CSM软件，让我们追踪的东西更多地自动化。

因为这不在预算中，而且确实超出了我们现在所需要的，所以我们使用Airtable进行了大量的改进。

Airtable不是一个电子表格。这是一个数据库。

数据库的使用消除了重复的信息跟踪，并集中了公司中每个人都想知道的所有信息。

我很清楚，这可能不是我们永远的解决方案，软件退出策略的易用性是我评估解决方案的主要标准之一。

我喜欢Airtable的一个原因是它很容易导出你的所有数据，所以我们不会被困住，而且如果我们需要更改的话，也不会花费昂贵或时间。

一旦我们长大了，随时都可以搬家。

团队训练

过去，我们训练团队的方式是让每个人都聚集在办公室的培训室里，做一些演示和练习。

随着我们的成长和引进更多远程员工(超过一半的团队都是远程的)，这种情况发生了。

在过去的几年里，我们尝试了一些不同的方法，但总的来说，与那么多地方的那么多人沟通是一个挑战。

2019年，我们发起了一项关于沟通培训的重大倡议。Chris Duprey，我们的首席运营官，开发了一个全面的项目来解决我们的远程挑战，同时也解决了我们培训中遇到的典型问题——坚持到底。

我们没有让所有人都参加Zoom的电话会议，而是将公司分成小组，让每个小组到办公室参加全天的研讨会。

研讨会结束后，每个小组都被邀请到一个专门的小组放松通道。每周，Chris都会向团队发布一个新的视频，迫使我们不断记住实施我们的培训，并分享我们是如何做到的。

除了每周的接触点，Chris还开始了每月的小组辅导课程。这是一种更亲密的方式来获得私人教练和其他团队教练团队成员的支持。

因为这个全面的训练计划，我们已经能够将一月份接受的训练植入我们的日常生活中，它已经影响了球队真正的、积极的变化。

这一切都发生在短短几个月内。

现在，我们所知道的可能会打破这种方法的是克里斯时间的可扩展性。

然而，这个结构和程序仍然有效，所以我们知道当那个时候，我们可以根据需要发展其他教练来帮助克里斯。

所有这三个例子都说明了我们如何认识到我们正在达到组织断点，以及如何为未来的增长而重新配置。我们知道它会再次崩溃(以一种好的方式!)，我们将能够更灵活地根据需要进行调整。

然而，这个系统只是等式的一半。使你的球队最大化是下半场。

把你的团队

如果你从没读过这本书，乘数我强烈建议你这样做。

这本书的部分概念是最大化你现有的团队，获得更大的价值，而不是增加更多的人员。

当我们在之前的架构中遇到瓶颈问题时，简单的解决方法是雇佣更多的人，但这并不能解决根本问题。

我认为我们很好地利用了我们的团队成员，让他们蓬勃发展，但在我们采用Spotify模式之前，我不知道我们还能做多少。

我们之所以能够如此迅速地向好的方向转变，是因为我们非常聪明的员工现在能够自主地改善他们的团队和公司。

作为领导者，我们从“如何做”后退了一步。我们明确地说出了“是什么”和“为什么”，并避开了我们的团队。

最好的例子是，我们的新网站团队从不知道新结构和新团队如何运作到现在仅在3个月内就实现了70%的营收目标。

作为领导者，我们为网站团队设定条件和障碍，让他们从商业的角度来完成我们所需要的，然后让他们找出实现目标的最佳方法。

这个团队用我永远也搞不懂的公式制作了自己的容量计算器(我真的不懂电子表格)，并决定如何实现他们的目标，而不是作为一个团队过度工作。

他们还开发了一个新的介绍性产品的前景谁正在寻找一个新的网站，但不想承诺没有确切地知道他们将得到什么。

通过提供这种服务，他们能够以较小的价格将更多的潜在客户转化为客户，然后在客户同意与我们一起做整个网站时继续保持这种关系。

更不用说，他们首先为客户解决问题，这是领导为他们设置的护栏之一。

此外，现在他们已经超出了自己的目标，他们正在交叉培训其他团队如何进行介绍，这样他们就可以帮助其他团队实现收入目标。

这一切都在3个月内完成。

(对团队中的每个人大声喊出来!!)

这一切都是因为我们把合适的人安排在合适的位置上，让他们做他们想做的事。

我们消除了获得批准所需的繁文缛节，并使网站团队能够自己做决定，只要它不分优化另一个团队或整个公司的目标。

我们所有的团队都是这样做的，每个团队都在他们提供的服务和整体工作与生活的平衡方面取得了巨大的进步。这对我们的团队、公司和我们的客户来说是一个完全的三赢。

我们也很清楚，随着网站团队继续做得很好，我们需要扩大团队规模。

由于我们已经建立了我们的结构，当我们现有的团队达到容量上限时，我们可以很容易地组建一个新的网站团队。

那么，接下来会发生什么呢?

除了我上面提供的例子，还会有更多的东西被破坏，团队成员没有得到充分利用。

你也会经历这些。

除了为复杂的组织断点问题提供一个不同的视角之外，如果有一件事我可以敦促你今天就开始做，那就是暂停一下，列出在接下来的6个月里你的业务需要解决的问题。

然后，在你陷入困境、手忙手乱地修补之前，你就可以开始主动找出如何重新配置你知道将会崩溃的东西。

你也可以被移除足够多的东西，以建立任何你需要重组/重新工具的未来假期，并整合你的人，以充分倍增你的集体团队力量。