如何运行虚拟事件（清单、提示和示例）

尽管事实上我知道它即将到来，但今年早些时候，我们被迫取消数字销售和营销世界（我们的旗舰，面对面会议），因为COVID-19大流行我发布了我们的最新消息，关上笔记本，抽泣起来。

我觉得我的职业指路明灯从我身边被夺走了，我不知道接下来会发生什么。我为这一刻已经计划了几个星期，但不知怎么的，我仍然不完全相信它会发生。

我和我的团队制定了多个应急计划:

• 人与虚拟事件的混合
• 完全推迟活动
• 换到另一个地方
• 创建一个完全虚拟的版本(以某种方式)

我有一份上千瓶特制洗手液的订单还在等待中。我还购买了多个手机消毒站，并把它们运到我们在康涅狄格州纽黑文的办公室。我甚至与我们的餐饮供应商合作，为与会者制定安全的开胃菜供应计划，并将我们的自助餐换成消毒的、预先包装好的个人餐。

相关:我们如何在3周内将3000人的现场活动进行虚拟化

当然，通过所有这些充满希望的计划，在我们甚至不知道是否能从会议中心得到退款之前，我已经考虑过如何处理退款请求。我预先编写了几个版本的各种COVID-19更新声明。

我甚至已经马库斯·谢里丹，我们的活动司仪及主讲人，记录一段视频解释为什么我们会尽一切努力亲自举办活动，我们如何做到安全，以及为什么人们仍然应该计划参加。

然而，当我们不得不取消约会时，我仍然感到非常震惊

2020年3月10日，星期二，康涅狄格州州长内德·拉蒙特宣布进入紧急状态．两天后，拉蒙特签署了不可避免的行政命令，禁止所有250人以上的集会。

我们的活动团队在Zoom会议上讨论如何继续进行数字销售和营销世界，这时我们看到了新闻警报。在那一刻，我们知道不管我们想要安全地做或觉得我们可以安全地做的事我们不能按计划在4月份在康涅狄格州的哈特福德召开1000人的会议。

那一刻我崩溃了。我哭了，泪流满面。

“我们现在该怎么办？”

我为我花了8个月时间筹划的活动的失败而悲伤。不仅如此，我还在为失去在一个地方见到这么多我爱的人的机会而挣扎。说实话，我也很害怕这对未来的事情和我的工作意味着什么。

我做过大量的网络研讨会和直播，但我从未制作或体验过虚拟会议。我不知道我们要做什么才能让它发生。与此同时,鲍勃Ruffolo这位无畏的首席执行官已经在策划一个让我头晕目眩的计划，直到我终于脱口而出:

“我们永远也不能及时做到!”

州长的正式声明是在周四下午发布的，到周五上午9点06分，鲍勃向我们整个公司发送了以下更新:

是的，我完全没有被吓到…

但不出所料，不到四周，我们就成功了策划并主持了一个3000人的虚拟活动．(是的，这是我们亲自出席的人数的三倍!)

和人民喜欢它。

现在，让我明确地说，这是不一个成功的虚拟活动的现实时间表。我所描述的完全是出于必要而做的，包括许多不眠之夜和工作周末。

你需要更成功运行虚拟事件的时间。因此，不要惊慌。下面的检查表将不包括相同的突破性速度。

话虽如此，我还是很困惑，有多少人仍然坚持认为虚拟活动很容易拼凑在一起。他们不需要像亲临现场那样详细的计划和执行。

相关:策划一个虚拟活动需要多长时间?

听我说，这完全是假的。举办一个虚拟活动并不容易;相反，你只是有一套完全不同的事情要管理，你将会遇到独特的挑战。

现在虚拟活动的标准是什么?

今天，我正在计划我的第四个影响虚拟活动。在2020年结束之前，我们还有两个后续活动。

不过，有一段时间，似乎每个公司(无论他们之前是否安排了面对面的活动)都在策划一个虚拟活动。然而，随着人们意识到举办虚拟活动的挑战性，越来越少的人继续举办这些活动。此外，人们在参加所有这些基于屏幕的活动后会感到筋疲力尽。

相关:一流的虚拟活动团队是什么样的?

虚拟活动不再是新奇事物，但它们仍然可以获得令人难以置信的成功。尽管如此，标准还是提高了。你不能再在一个半天的Zoom网络研讨会上与几个演讲者分享一个巨大的幻灯片。你必须做得更好才能脱颖而出。

当然，总会有人说:“没有什么比面对面更好的了。“我至少每周都会收到这些人的邮件。

但当你真正考虑你的活动将会完成什么时，这才是最重要的，也是什么让虚拟活动和面对面的活动一样好——如果在某些情况下不是更好的话。

INBOUND 2020 Networking Meetup

我在那里度过了一段美好的时光入站2020年，我感觉自己像是在与人见面。我们随机配对，进行有机对话并建立联系。

当然，人们总是会怀念免费的钢笔、劣质咖啡，以及多拿一张饮料票的乐趣。但当人们真正想从一项活动中得到什么时，你完全可以在虚拟环境中完成它。

例如，Visier的营销总监Thera Martens建议向人们发送礼品卡，以便他们在观看活动时可以点午餐：

“寄送礼品卡[是]一种很好的方式，特别是对于演讲者来说，如果你想让他们在演讲结束后与其他人一起玩的话。”

这时你可能会对自己说，“斯蒂芬妮，举办一场虚拟活动听起来像是一大堆工作。我该从哪里开始呢?”

这是一大堆工作。但你能做到的，我在这里帮你。本指南分为三个主要部分来指导你如何运行虚拟事件:

1. 在活动之前
2. 在活动期间
3. 事后

好了，我们开始吧!

在你的虚拟活动之前要做什么

在举办虚拟活动之前，您需要进行一些初步规划、创建节目、选择平台、寻找演讲者、宣传活动等。让我们从您必须确定的内容开始，然后才能着手构建和宣传活动。

虚拟活动的前期计划和时间表

在我们的第一个虚拟活动中，如果我们想保持最初的活动日期，我们只能花几周的时间来组织活动。但是，给自己和团队足够的时间是非常重要的计划并执行虚拟事件．

我推荐绝对的至少8周(最好是12周)来计划和推广一个虚拟事件，一旦你有你的初始事件策略到位。你的初始策略可能包括定义你的受众，确定你的活动品牌，并选择一个虚拟的活动平台。如果你第一次搞清楚所有这些事情那么你肯定会想要12周或更长时间。

相关:你应该考虑的最佳虚拟活动软件(+计划技巧)

在计划的前几周，重点是构建内容和推动注册。随着活动的临近，是时候关注每一个后勤细节，并确保你的内容和平台是密封的。

仔细选择虚拟活动日期和时间

在选择活动日期和时间时，你必须做出一些非常重要的决定:

• 这是一次性事件还是系列事件?
• 会持续多久?它会持续好几天吗?
• 有多少内容和多少演讲者?
• 你的受众在哪里?你考虑过所有重要的时区了吗?
• 你选择的日期是节日还是重要日期?

最后一个问题非常重要-例如，最近有人告诉我他们的活动都安排在美国的选举日!

我建议将你的事件放入一个事件日历中，其中已经添加了重要的日期。你可以从一个包含假期和重大事件的模板开始，然后添加你自己的公司日期。我真的很喜欢这个免费年度日历的事件模板从Vertex42。

选择活动日期要容易得多
看一眼日历，找出要避免的关键日期。

还有一些问题可以帮助你规划你的时间安排:

• 是现场直播、模拟直播、按需直播还是两者结合?
• 你会有赞助商吗?
• 你要收费还是免费?
• 如果你要收费，票价是多少，价格会如何随时间变化?
• 你们会采用早预订价还是首发价?

我们使用Swoogo进行虚拟活动注册，允许价格上涨
提前设定，设定后自动生效。

如果你要提高价格，要确保你与营销团队保持一致。

为您的虚拟活动命名和品牌

除了门票价格，为了推广你的活动，你还需要一个名字和标志。就像现场活动一样，虚拟活动需要一个特定的名称、自己的颜色和品牌。如果你从面对面的活动中转移注意力，你可能已经有了这些东西。如果没有，这里有一些为你的活动命名的建议。

我们的事件命名公式是这样的:

[涉及的技能或主题]+(事件名词/同义词)

这里有一些“事件”的同义词，你可以为自己的事件考虑。

• 事件
• 白天
• 世界
• 经验
• 会议
• 训练营
• 研讨会
• 峰会

回答这些问题:

• 谁是你的核心用户?他们不是谁?
• 他们通常使用哪种语言?(专业、休闲等)。
• 这个事件的概念是什么?
• 他们的痛点和/或与事件内容相关的情绪是什么?
• 我们为这个事件提供了什么解决方案?

一旦你命名了你的活动(以及你的颜色，品牌和标志资产的定义和创建)，你将想要把所有这些东西放在一个单一的空间为你的团队，以便他们可以利用它来规划和推广的目的。

IMPACT的虚拟活动设计元素保存在我们的团队在Basecamp。

组建你的虚拟活动团队

我写的都是多么优秀的虚拟活动团队啊．除了虚拟活动经理(可能就是你)，以下是我建议你应该拥有的员工的总结:

• 设计和开发资源(可能还有视频编辑)
• 活动推广、电子邮件营销和文案撰写
• 与会者的支持
• 技术支持
• 主机或主持人
• 主持人或共同主持人
• 虚拟演示教练
• 赞助销售

其中一些职位，如技术支持或平面设计，可能会在必要时外包出去，但要确保你有合适的人选。

有一件事我怎么说都不为过你只能是其中之一。例如，如果你是主持人或主持人，你绝对不能在同一时间回答与会者的问题。

这是我的惨痛教训。在我们4月6日的第一次活动(Digital Sales and Marketing Day)中，我在我们的支持收件箱中处理了数百个与会者的问题(在可用性方面我们还有很多需要学习的地方)。与此同时，我也尝试着去调节我们的聊天，与我们的主讲人进行现场对话，以欢迎与会者。

最后，我把我的邮箱登录名给了我的一个团队成员，这样他就可以接手了。此外，打开的标签页和视频流太多也会导致我的网络延迟。即使是现在，在事件发生时，我的屏幕几乎总是像这样:

这是我7月活动时的屏幕。我和我的团队在Zoom上(左上)，在多个会话中监控流和聊天，在Slack上讨论(右下)。

在我考虑的时候，你肯定应该至少有一个额外的监视器来运行你的虚拟活动。说真的，我的屏幕在活动中变得如此疯狂：

除了你的团队，确保让你的公司的其他成员知道在活动之前、期间和之后对他们的期望是什么。下面是我们如何做的一个例子:

这取决于事件的复杂性。

对一些人来说，这可能是和客户谈论活动，对一些人来说，这可能意味着在活动上发言，而对你的销售团队来说，这可能意味着准备好活动后的跟进。

我们作为一个团队一起工作来推广我们的活动。

在与我们的销售团队合作时，我们甚至会为我们的活动创建一个销售和营销SLA，准确列出销售和营销负责交付的内容。

下面是一个事件SLA的示例。

最后，如果你觉得自己仍然缺少一些建议，或者需要另一种观点，可以考虑外部咨询委员会。您可以邀请您的客户或社区成员申请参与。

INBOUND通过一个私人Facebook小组和三个Zoom电话小组的组合来运营他们的2020年咨询委员会。

我是2020年INBOUND咨询委员会的成员，很高兴能向他们的团队提供我的经验。

虚拟活动的赞助商

如果你决定你的活动将会有赞助商你需要确定赞助商将从你的活动中获得什么，以及如何获得:

• 你会为他们提供一个会议或演示吗?
• 你会在会议间隙放广告吗?
• 你的赞助商会得到部分或全部的与会者名单吗?
• 你会为你的赞助商设立虚拟摊位吗?
• 如果你有，你将如何鼓励你的参与者去拜访他们?

Insycle的赞助商摊位。

我们的团队一直在努力确定赞助商受益的最佳途径从虚拟事件。这取决于行业、活动的目标、观众的出席和赞助商的目标。所以在建立你的赞助计划时，考虑所有这些事情。

相关:虚拟活动赞助是什么样的?

你还需要确保你有一份由你的赞助商和你的团队成员签署的概述一揽子成本和利益的协议。仅仅因为这是一个虚拟的活动，并不会使它比一个面对面的活动更真实。用赞助协议来掩盖你的屁股和你的钱。

开发虚拟活动程序和内容

现在是你活动的重点-的内容．

一旦确定了活动的长度和时间，就需要确定格式。您可能希望有多个曲目或会话标记不同受众的主题。

接下来，你需要决定每节课的时长和休息时间。我们学到的一件事是，无论你的内容有多好，人们都需要休息——即使只是为了吸收他们所学的所有内容。

我最初以为，如果人们在家，他们可以随时站起来伸展身体，或者在做午饭的时候把笔记本电脑带到厨房。然而，情况往往并非如此。每个人的情况都是不同的，如果没有安排休息时间，人们可能会错过你活动中的一些内容，这会让他们觉得自己错过了体验的一部分。

相关:如何找到和管理虚拟活动发言人

与其专注于不失去你的用户，不如专注于创造一种沉浸式且吸引人的体验。让你的观众休息一下，但鼓励他们做一些笔记，或者为了新鲜空气快速散步，并在他们散步的照片中标记你。我们还在活动中加入了引导的办公桌伸展和冥想。

不想在午餐时失去你的听众?可以考虑提前给他们发一份简单但有趣的午餐食谱，然后记录下某人(或者找一个客座厨师!)如何制作食谱。

这是2020年入境指南午餐教程。

一旦我们有了一个大致的想法，我们通常会先在电子表格中浏览我们的议程，然后花时间来处理它，添加潜在的标题、演讲者和描述。

只是要确保为你的议程设定一个截止日期，这样你的营销团队才能利用议程信息推广你的活动。(你可以在下面的例子中看到红色部分。)

这是我们HubSpot培训日的工作议程。ld乐动官方

除了你的演讲者之外，想想你想要和谁一起主持或主持任何现场会议。从在聊天中回答问题到发起民意调查，你需要有人来管理这些。你不可能在演讲的同时自己完成所有的工作，至少做得不好。

我们的主讲人分享了这一经验在他的文章中关于他从首次举办大型虚拟活动中学到了什么。

他接着说:

“有趣的是，联合主持人可以作为观众和演讲者的中间人。

对于观众来说，他们可以从搭档主持人身上看到自己。当主持人的声音回应说话者时，他们可以听到自己的想法，主持人的声音也可以是聊天中发表评论的人。

对于演讲者来说，共同主持可以是多一个人，比会议中的人物和名字更有感觉。”

一旦你概述了你的活动并知道你想要完成什么，是时候选择一个平台并开始构建你的活动了。

选择一个虚拟活动平台并构建体验

不出所料，有大量的虚拟活动平台可供选择。我们已经缩小了几个我们最喜欢的但我们仍在寻找最适合自己需求的产品。你需要做一些演示和测试，以便在预算范围内找到你所需要的内容。

一旦你找到了一些你喜欢的，我建议你构建一个测试事件，研究平台的评论，并询问他们的一天支持。最后，询问他们举办过的最大的活动是什么，以及他们如何为你和你的活动预留带宽。确认在平台崩溃时他们做了什么。

如果您选择的平台不包括活动注册，请确保您知道如何将注册者导入或添加到您的活动平台，特别是那些在您的活动当天注册的人。

专家提示:如果您的参与者将通过第三方注册平台(甚至是您自己的平台)付费参加，您肯定需要通过测试交易来测试支付过程。

除了所有你可能想要的功能(直播，模拟，网络，聊天等)，你还需要看看易访问性特征无论你选择什么平台。

INBOUND 2020为与会者提供了一些很棒的无障碍工具。

例如：

• 您的平台是否有添加字幕或实时转录的方法？
• 用户是否可以下载幻灯片、增加文本大小或根据需要更改颜色？

我经常问我的朋友，她看不清绿色/白色组合，看她是否能读懂我们创建的内容。我第一次让她读下面的文字时，她说:“读什么?”

我的朋友确认这不是绿色和白色的最佳选择。

但后来我发现了一个工具，它提供了这样的选项:

最后，您必须了解虚拟活动软件提供商的安全和隐私选项。从他们如何管理与会者数据，到你作为一名管理员如何阻止他人进入平台并保证你的活动安全，当涉及到隐私时，有一些重要的事情值得检查。

我很高兴在Swoogo中看到GDPR设置!

一旦你决定了虚拟活动平台

一旦你选择了你的平台，并开始建立你的活动，你将想要重新审视你的品牌指导方针，并确保你更新或至少检查以下项目在你的平台:

1. 标准标志和颜色
2. 候诊室设计
3. 赞助商的展台设计
4. 出席者配置文件选项
5. 演讲者是如何展示给与会者的
6. 网络区域和活动的设计

这是我们一个活动的等候室屏幕。

如果你在一个会话中更新了一个元素的样式或颜色，并且拥有多个会话，那么就应该在每个会话中测试该元素，以确保它们都得到了更新。

我们实际上创建了一个包含与单个会话相关的所有变量元素的电子表格，并使用它来检查每个会话。

这是我们用来跟踪每个环节QA的电子表格的一个例子

管理虚拟活动发言人

如果你需要帮助为你的虚拟活动寻找演讲者，我列出了一些建议本文包括:

• 问你的听众他们想听谁的演讲
• 考虑让你的客户分享他们的故事
• 利用公司的主题专家
• 利用现有的合作伙伴
• 接触你所在行业流行的播客
• 搜索你所在行业的顶级主讲人

你可以通过多样化的演讲者阵容来保证一个更强大的活动……但是你如何为你的活动找到不同的演讲者呢？问问你认识的演讲者他们是否能推荐任何人，在LinkedIn上发帖寻求推荐，并查看你所在行业的其他活动。

设定正确的期望

一旦你选择了你的演讲者，并让他们签署了任何必要的协议，就到了设定期望的时候了。

我通常会通过电子邮件与一位已确认的演讲者开始交谈，为他们录制一段视频，介绍我们记录在案的演讲者期望和指导原则，比如下面这个:

我列出了关键的截止日期，按我们需要的方式录制的步骤，要求他们发送他们的头像和个人简介，并包括他们需要知道的任何与活动相关的内容。我也提醒他们，我们希望他们推广活动，并分享资产和资源，供他们使用。

我们的准则:

• 到期日期
• 时间要求
• 会议的期望
• 天的预期
• 预计活动推广
• 记录的指导方针，适当的背景，服装，和更多
• 灯光和音频提示，以及正确记录屏幕的设置
• 一个幻灯片模板(如果有的话)

如果我们的演讲者是现场的，我总是安排一个彩排或技术演练。这可能是在活动前几天，也可能只是提前几分钟登录到会话中进行测试。

一旦我发送了演讲者的截止日期和期望，我就会立即开始制作电子表格来记录所有事情。它可以所以当你有多个会议和发言者时，很容易忘记谁交了什么。就像面对面的活动一样，你需要知道每个人在哪里，他们的状态是什么。

这是我们用来追踪音箱和内容的电子表格

如果可以的话，提前写一些语言检查是有帮助的，这样当你需要和你的讲话者检查时，你可以很容易地复制和粘贴。在你的日历上放置一个提醒，并将预先写好的内容粘贴到日历描述中!然后当签到的日子到来的时候，只要打开日历邀请，复制你写的。

灯光,摄像机,行动音频

虽然你不需要有一个大的舞台或电影工作室来创造一个视觉上吸引人的虚拟活动，但你确实需要考虑一些事情。从你的演讲者使用的背景，到他们的穿着，再到他们的照明情况，他们肯定需要一些指导。这就是为什么在你的演讲指南中包含这些内容是至关重要的。

想确定他们没有使用耳塞或没有坐在沙发上?你需要明确地说出来。节省时间，谨慎行事;不做任何假设，明确设定期望。

在电影学院营销者的这一集，我分享了我最喜欢的虚拟活动视频制作技巧。

现在，随着虚拟活动的门槛不断提高，我们看到活动变得更加有创意。托尼·罗宾斯和他的50英尺圆形，20英尺高的屏幕一次有多达2000人参加。

托尼·罗宾斯的商业大师阶段(照片由大卫Meerman斯科特）

剧透:我们正在为下一个虚拟活动做准备。下面是我们为HubSpot训练日拍摄的主题演讲。我们将在12月的下一个活动中更进一步！ld乐动官方

我们在最后的阶段设置中获得了很多乐趣，而且它只会变得更好!

但是要注意的是，你的视频越花哨，你的软件就会遇到越多的限制。例如，我们使用的上一个平台只允许我们上传4GB或更小的视频。

即使你不能掌控一个舞台，你也可以做很多事情来提高你的照明水平。影响的杰西卡Palmeri为了最后一次治疗，她不惜一切代价让光线充足。

推广你的虚拟活动

IMPACT需求创造主任克里斯汀Pecka，写了一本伟大的虚拟事件营销指南．既然我们在这里讨论的是如何运营虚拟活动，我就不太深入地讨论推广问题了。然而，我想分享一些我和Kristen合作过的值得注意的例子。

除了电子邮件和限时抢购，我们的团队还喜欢利用促销代码寻找乐趣。

莉斯她的促销码总是很有创意

我们确实尝试着限制疯狂的促销代码，这样我们就可以跟踪这些代码，并让它们对注册用户有意义。太多的促销代码会让人感到困惑。避免使用过多代码的一个方法是使用演讲者和与会者的推荐链接。

有时，作为一名与会者，当我报名参加一个活动时，我会被提示分享我的推荐链接，以获得获奖机会。

我最近参加的一个活动的推广比赛。

有些平台甚至让您能够在音箱仪表盘中管理音箱，并在一个地方轻松地共享它们的所有信息。

来自Vidyard快进活动的扬声器仪表板页面。

最后，我们为每一位演讲者制作专门的图表，并请他们分享。在这一点上统计数据不会说谎——当演讲者与他们的听众分享你的活动时，通常会引起一些注意。

丹·泰尔分享了HubSpot培训ld乐动官方日，他在领英上的帖子就收到了135条回复，24条评论，超过30人注册参加了我们的活动。

为您的虚拟活动注册后的经验

虚拟活动计划的一个经常被忽视的阶段是活动前的注册后体验。一旦有人注册了你的活动，就好像是时候停止给他们发邮件了。但事实并非如此。

首先，发送一封详细的确认电子邮件，其中包含注册链接，以将您的活动添加到他们的日历中，以及活动临近时的提醒：

在那之后，跟进推荐的会议，指导如何登录和建立他们的个人资料，获得最大的活动提示。

除了Zoom之外，大多数虚拟活动平台对您的用户来说可能都是新的。你可能想录一段视频，带他们走过如何使用该工具:

你可以观看视频在上图的电子邮件中。

另外，要确保你的注册用户知道如果他们在你的平台上有任何问题或遇到任何麻烦，如何联系你。

最后，鼓励你的参与者沉浸在你的活动中。你可能想要发送一些事先写好的不在办公室的邮件，他们可以在活动当天发送。如果你真的想要更有力度，可以发送一个实物包裹，里面有一些他们在活动期间可以使用的东西，比如舒服的袜子或杯子。

虽然你们没见过面，但不代表你们不能寄礼物!

你的虚拟活动的法律事务

与互联网上的任何事情一样，你必须确保考虑一些法律事项，以保护你的活动和你的公司，以及与会者的隐私。

首先，在你允许参与者为你的活动注册之前，确保你已经为你的注册启用了所有合法的可选设置。

当然，你需要一个标准的隐私政策但对于活动，即使是虚拟的，你也需要列出一个清晰的退款政策。

最后，确保您在活动期间播放的任何音乐（比如视频、休息等）都已获得适当许可或免版税。

在虚拟事件期间

大日子就要到了!当你做最后的准备时，确保所有的角色都分配给你的团队，如果需要的话，联系信息已经共享，所有的设备都已经充电并准备就绪。

然后，你需要:

• 设置你不在办公室的回复邮件，这样人们就不会期望在活动当天收到你的回复。
• 更改您的空闲状态和通知，让人们知道您正在关注虚拟事件。
• 无论你需要做什么或更新什么，这样你就可以100%专注于让你的虚拟活动顺利成功。

我建议请勿打扰(或者不要按门铃!)如果你想直播，或者只是想集中注意力，就在门上签名。

提前准备好你的衣服．即使你不会看到任何参与者，穿一件和你亲自参加活动时穿的相似的衣服也会很有趣。即使你只是和你的团队在Zoom上，也要穿上公司的服装。

计划一天的三餐，我是说这个。如果你不吃早餐就开始你的活动日，那么在你意识到之前已经是下午2点了，你会变得暴躁和拖拉。在这种情况下，你帮不了任何人。

当活动结束时，你会很累，要做很多决定，甚至点披萨都很难。相反，提前计划好活动后的晚餐，这样你就有盼头了!

哦，确保你一整天都有水，这样你就不会脱水了。（我保证，你可以用30秒跑去洗手间。）

在你的活动当天，首先要和你的支持团队确认，确保他们没有任何问题。我建议指定一个地方让你的团队在内部提问。无论是Slack频道还是任何你用来交流的东西，让不同的人在不同的地方问同样的问题都会有所帮助。

在这一天中，保持冷静，当问题出现时及时处理。在这一点上，你已经为自己的成功做好了一切准备，现在你所能做的就是在出现问题时尽你所能地处理问题。

最后，不要忘记享受你的一天!你努力工作才来到这里。

我和我的团队显然很喜欢测试我们的活动软件。

哦，还有一件事我建议你在活动日做，那就是设置一个活动后的Zoom或虚拟欢乐时光。如果你是一个活动策划者，你可能至少有一点外向。我可以绝对肯定地告诉你，如果你不为你的活动结束时做些计划，流就会停止，你就会突然变得孤单。

寂静是震耳欲聋的，你可能会崩溃，只是哭泣。我们习惯于在门口拥抱，乘车前往机场，逐渐减弱风。在虚拟空间中，它结束了，你只是突然独自回家。与你的团队计划一个快乐的小时，甚至与朋友快速聊天！

在你的虚拟事件之后

当活动结束时，你需要让你的参与者、演讲者和工作人员跟进内容。

专家提示:提前制定并安排你的后续工作(总结、录音、调查等)。最后你会筋疲力尽，无法清晰地思考。如果你等到活动结束后再做这些事情，你更有可能犯错误。

提前把它写下来，并填写任何链接或录音，因为你一整天都在得到他们。

除了你的参与者，不要忘记给赞助商发送任何承诺的主要名单，并感谢他们的赞助。也不要忘记你的演讲者!有很多很好的方式来感谢你的演讲者:

演讲者感谢大家的想法:

1. 手写便条
2. 深思熟虑的邮件
3. 电子礼品卡
4. 实体礼品卡(Knack, Alyce等)
5. 以他们的名义进行慈善捐赠

我喜欢来自《爱丽丝》的这个例子，它允许你发送一个礼物，接受者可以保留，在发货前交换其他东西，甚至选择捐赠。

最后，在你的日历上留出至少一到两天的时间，这样你就可以完全没有会议了。尽早与人们建立这样的期望，他们就会理解。

这段时间可以用来回顾你的活动，跟进活动中的问题，跟进你错过的邮件，等等。但是你的大脑会枯竭，你的眼睛需要休息一下。在活动结束的第二天，给自己一个不开会的礼物。

现在您知道了如何运行虚拟事件

如果有一件事我能留给你那就是你一定是无情的准时拿到你需要的东西。无论是答案、发言人确认、内容还是来自平台的支持……打电话，发短信，不惜一切代价。

因为不管怎样，你的事情会在你选择的那天发生，你要对发生的事情负责。

好消息是，你并不孤单。在Slack、Facebook等网站上，有很多很棒的活动策划和经理社区。

我也强烈建议你参加尽可能多的其他虚拟活动，直到你对这个领域、一些工具和趋势感到熟悉为止。

你也可以观看我关于我们如何举办第一次虚拟活动的谈话录音这里是IMPACT+免费的．只需注册或登录并点击录音。想听我多谈谈虚拟活动吗?看看我的从贸易展到贸易从Alyce的事件:

现在，如果你不介意的话，我还有另一个虚拟活动要计划……