策划一个成功的虚拟活动需要多长时间?

现在，在许多行业，每迈出一步都很难不被绊倒一个虚拟事件．

随着世界各地居家订单的增加，许多企业被迫完全在线，会议、贸易展览和社交活动的世界也是如此。

虽然病毒的效果首先感受到暂时的情况，虽然临时局面，但在延期的事件中推迟了最佳选择，但它很快就会变得清晰，不是这种情况。

它在几乎每一个内部事件之前都不需要很长时间被完全取消或变成虚拟事件。之后，甚至以前没有托管事件的企业也开始在它上裂缝。

不幸的是，由于大多数这些虚拟事件都计划在恐慌中避免丢失收入，其中许多人并没有很好地完成。

那么真正需要什么样的计划成功的活动它需要多长时间？

在本文中，我将深入探讨我的第一手经验，并分享一些来自行业专家的宝贵建议。

你能多快计划一次虚拟活动?

在绝望的时候，你必须迅速行动。

在IMPACT，我们将现场活动转向了在线活动大约4周不过，虽然我很高兴我们这么做了，但我不会再这样做了。

我见过很多人吹嘘他们启动或调整活动的速度有多快。虽然在当时这样做是必要的，但对于一个成功的虚拟活动来说，这并不是一个理想或现实的时间框架。

我们之所以能在这么短的时间内举办这次活动，部分原因是我们已经在为同一日期计划了一次面对面的活动。这意味着我们已经有了一个网站，宣传材料，注册人员。赞助商、演讲者和主题。

在我们最初的活动成功后，我们决定再做一次。

规划和营销虚拟事件当你从头开始时更难（更耗时）。

当您的行业中的其他人都在为同样燃烧的人的虚拟关注而战时，它更具挑战性。

今年到目前为止，大多数虚拟活动的组织者都是一些几乎没有虚拟活动经验的人，而且通常也没有很多技术知识。

在大流行早期举办的许多虚拟活动吸引了很多关注和登记，因为它们是新的和有趣的。不幸的是，大多数都没能经受住宣传的考验。

在技术故障和日益增长的“zoom疲劳”之间，虚拟事件从一个新奇的事物变成了许多人害怕的东西，或者至少是怀疑的东西。

任何正在进行虚拟会议的人都需要克服一个日益增长的耻辱，即你的会议只是另一个疯狂制作和过于复杂的网络研讨会。

你需要有有价值的编程，提前向用户证明这一点的推广计划，以及增强体验并使其变得有趣的技术设置。

一个发言人我们的一些活动布莱恩·范佐(Brian Fanzo)说“让我们面对现实吧——网上的人有一百万个选择，没有时间看垃圾内容。”所以如果你不能将内容保持在高标准上，人们就会放弃。”他们会。他们甚至可能要求退款。

所以，如果你想为你的公司制作一个既成功又有价值的虚拟活动，你必须这么做让自己允许自己做对的时间。

初始战略规划期

无论你是否在转换之前从现场活动到网上活动或者你要从头开始创建一个虚拟事件，你需要为最初的策略开发留出时间。

花时间确定活动目标．不是所有面对面的活动都能很好地在网上进行——也不应该。确定你想要的体验是什么样子的，你想为你的参与者完成什么。

当我问他是做什么的时候，Terminus的现场营销助理Ottavio Dattolo说:

“理解这一点非常重要你想要传达的是什么故事与你的虚拟活动，无论是网络研讨会，客户研讨会，圆桌会议，等等。对Terminus团队真正有帮助的是，我们提前三个月制定了每月的主题。我们根据这些主题创建虚拟活动和内容。它们就像迷你冲刺，让我们的公司在那个月有了一个焦点。”

提前创建这些主题帮助Terminus简化了他们的活动创建时间表，并确保它们与公司的目标一致。

在决定你的活动是什么样子的时候，有一长串的小事情需要考虑。

您需要考虑的问题包括：

• 这是一次性事件还是系列事件?
• 会持续多久?
• 有多少内容和多少演讲者?
• 会话将是现场，预先录制的还是组合？
• 你会有社交机会和其他活动吗?
• 你要收费还是免费?
• 你会赞助商？
• 与会者能够创建个人简介吗?互相聊天?
• 你想要什么其他功能？投票，弹出窗口等等

是的，在你开始创建或推广你的虚拟活动之前，有很多事情需要弄清楚。

“如今，非活动营销人员普遍存在一种误解，认为虚拟活动比现场活动更容易策划。事实并非如此。这是由于减少了特定站点的物流和相对较低的虚拟成本。但大多数非活动营销人员忽略的是，物流和成本现在已经被新的变量所取代:活动技术和技术生产。活动营销人员现在必须弄清楚如何在多个新的虚拟平台上创建无缝体验，统一参与者身份和分析。活动技术和技术制作以前很少出现在活动营销人员的工作描述中，也很少有专业人士拥有它们。”-Alex Platiquin，创始人＆CEO @ EventGeek

我也强烈建议参加其他虚拟活动进行研究。

在大约三周的时间里，我们的团队总共参加了15个行业内外的虚拟活动，以获得关于什么该做、什么不该做的灵感。寻找灵感?

看看这些伟大的虚拟销售和营销活动．

选择您的虚拟事件技术栈

一旦你确定了你的活动的所有基本方面，就该寻找技术解决方案为体验提供动力。

所有以前专注于现场活动解决方案的公司也都一头扎进了虚拟活动领域。这为活动制作人提供了各种各样的技术解决方案供他们选择。

从注册到活动体验到托管您的会话流，那里有大量的平台。它需要时间来缩小它们，并为您感兴趣的人进行演示和定价。

就像为个人活动选择场地一样，选择正确的活动平台会给参与者带来很大的不同体验。

一旦您选择了一个平台(特别是托管您的会话的平台)，您就需要学习如何使用它，并对所有内容进行测试。就像面对面的活动一样，有很多可能出错的小事情但大多数都是可以避免的如果你提前计划．

最后,别忘了精美的印刷．确保您在合法地收集注册数据，并使用您用于保护您的与会者的数据进行适当调查。

虚拟事件的时间线

完成初始策略规划后，对您的空间中的其他事件进行了一些研究，并在工具或一组工具上定居，是时候开始实际创建和促进虚拟事件（或一系列事件！）。

对于你所做的每一项活动，我建议你至少用8周(理想情况下是12周)的时间来计划和推广你最初的活动策略。

在通往您的活动的几周内，专注于建立内容和驾驶注册。随着事件越来越近，现在是时候痴迷于每个后勤细节了。

Swogo Virtual董事迈克尔萨巴班尼与我共享：

“我们看到的最成功的虚拟事件可以花费尽可能多的时间（如果不是更多的话，至少3-4周）来制作一个人的个性化虚拟事件经验，以便在简单的简单之外考虑与会者经验。单流视频通话或网络研讨会会议。“

从构建编程开始

在推广您的活动之前，您需要构建您的编程。

推广活动的日程并不需要完整，但你至少需要为你的一天制定一个时间表，以及你将进行多少次和持续多长时间的粗略大纲。

你的程序应该精心设计，为与会者提供价值，而不是让他们筋疲力尽。当你坐在电脑前盯着屏幕时，一切都感觉有点长。

所以，考虑较短的回合，明确关键要点。同时，考虑让你的观众休息，但休息时间要短，这样你就不会完全失去观众。

EventGeek创始人兼首席执行官亚历克斯•帕特里奎因建议:

由于国内观众的注意力较低，活动营销人员还需要一个无缝的日程安排，像电视频道一样精确到分钟。电视网络投资制作高质量的内容来吸引用户并不奇怪。”

与您的扬声器组织

在此阶段，您的团队的时间将花费寻找和争吵扬声器，获取会话标题和描述，并构建事件的内容。

从潜在的演讲者那里得到回应所花的时间可能比你预期的要长。那些广受欢迎的演讲者可能并没有在旅行，但他们中的大多数人都在参加许多虚拟活动，甚至可能已经精疲力尽了。

为了找到愿意与您合作的优秀演讲者，美国福音路德教会的提升活动经理Rebecca Payne建议:

“我们有很好的经验，能够利用现有的关系，那些人很高兴与我们合作的活动。我们目前为即将到来的活动所做的演讲阵容是那些我们已经建立了关系的人，他们很高兴参加我们的活动，因为他们对我们组织的使命有投资。因此，他们愿意代表我们推广这项活动。”

如果你是和特邀演讲人一起工作，一定要多沟通，创造清晰简洁的方向。大多数特邀演讲者都会参加各种各样的虚拟活动，你可能不是唯一一个被要求截止的人。

创建所需的一切清单，并设置提醒以不时检查。假设他们会准时到你的东西 - 他们不会。

另外，一定要给出错留出时间。从录音损坏或无法保存到错过所有截止日期，给自己一些缓冲时间，让事情落后。

在获得您需要之前，留出重新记录会话或不得不纠缠困境。

早期开始技术构建

一旦你有了你的日程，至少提前一周在你选择的平台上开始你的活动。

这将让你有足够的时间在活动当天之前(与你的团队和演讲者)全面测试和抽查所有内容。

用户越容易的用户可以加入事件或从会话导航到会话，更好的经验将是。

就像面对面的活动一样，参与者在你的虚拟活动中也会迷路。提前计划，这样他们就清楚知道去哪里寻求帮助。否则，他们最终会完全放弃你的活动。

此外，花时间培训您的演示者和现场演讲者，他们将使用的工具，甚至可以使用一些测试作为与会者来看看可能出现的问题。

提前解决这些问题比在活动当天疯狂地解决要容易得多。

计划日常和后事件跟进

活动当天就有超过100人报名，我们的团队在第一次会议开始后就忙于回答问题和让人们进入活动。

幸运的是，我们提前计划了一些简单的复制和粘贴语言，以便他们快速响应。

我们还设置了一个共享收件箱，当我在共同主持现场会议时，可以在不淹没收件箱的情况下回复支持请求(是的，我们第一次犯了这个错误，这很糟糕)。

我们的虚拟事件支持数以百计的门票收件箱。

除了计划你一天的后勤和支持，你还需要在活动开始前建立你的活动后的后续沟通(如调查、录音等)。

如果你等到活动结束后再做，你会筋疲力尽，更有可能犯错。

加上，当你的活动结束时，你应该走开，呼吸叹息叹息！

虚拟活动推广

你的虚拟活动推广非常重要。你需要多方面的营销计划包括网站，社交媒体帖子，电子邮件营销等等。

“对于一个‘简单’的虚拟活动，我发现你需要花两个月的时间与你的团队坐下来思考并真正启动这个活动。最难计划的事情之一是让内部和外部的信息和内容(而不是活动本身)保持一致，”Tray.io营销活动负责人Sander Buitelaar说。

他继续说“此外，从我们的设计团队获得创造性资产需要2周时间。你想要大约三周的时间来推广活动。”

推广活动不仅需要花费时间，你还必须打破目前正在发生的虚拟活动的噪音，让人们可以获得如此多的活动，并成为最具吸引力的选择。

emc3市场营销和业务发展主管乔希•金(Josh King)表示:

“目前有很多网络研讨会的白噪音，所以让你的虚拟活动从人群中脱颖而出是很重要的。定位、信息传递和交付都是关键。花点时间了解你的听众需要帮助解决的问题，让你的虚拟活动成为灵感和深刻学习的来源，帮助人们在职业生涯中取得进步。”

作为斯威拓的营销总监莫莉法尔科说：

“你的活动前营销决定了你的虚拟活动将被如何看待。很简单;如果你让你的虚拟会议在开始前就感觉像一个网络研讨会，那么它就会被当成一个网络研讨会来对待。”

那要花多长时间呢?

它有多长真的来举办一场虚拟活动?视情况而定。

至少，您可以在四周内旋转虚拟事件，但仅仅因为您并不意味着您应该......或者它会成功。

我认为Josh King是EMC3的营销和业务发展主管，他说：当他说：

”策划一个虚拟活动需要多长时间?一根绳子有多长?这完全取决于演出的规模和规模以及制作的复杂性。如果你所提供的是线性体验，那么你的预先计划便会大大少于包含数天多条轨道的虚拟活动。这也取决于你使用的平台。有些活动可能需要数周的时间来计划和制作，而要求您创建定制虚拟环境的体验可能需要2-3个月。不要低估计划一个虚拟活动所需要的时间。确保你投入了足够的时间、金钱和资源，让你的活动成为一种很棒的体验。”

我建议给自己8-12周的时间。如果你已经有了策略或内容，那么8周就够了，但如果你是从头开始，我肯定需要至少12周的时间来计划你的活动。

需要帮助计划和执行你的虚拟活动?影响可以帮助！让我们的专家帮助您改变您的现场活动策略或从头开始构建您的虚拟活动策略。